秘書案件の求人・仕事内容について改めて確認してみましょう!

秘書案件の求人・仕事内容について改めて確認してみましょう!

秘書というお仕事を改めて確認してみましょう!

大手の企業になると秘書課があり、そこに配属された社員が社長などの秘書になります。しかし、ごくたまにこれら以外にも秘書を募集している会社があります。秘書求人募集にある秘書求人案件情報を見ると、秘書の仕事内に社長のスケジュール管理等をお願いしますと記載してあります。秘書の仕事は簡単に言えば社長などの補佐役です。しかしその内容は多岐に渡ります。

秘書の仕事内容の第一は、スケジュール管理や来客応対です。これはみなさんご存知の通りですよね。アポイントの電話があったら社長に確認、空いているスケジュールから面会時間を設定します。来客があった場合はまずは名刺をもらって用件を聞き、社長に名刺を見せて用件を伝えます。社長の個人的な来客の場合もあるので、その場合も待ってもらい社長に伝えます。

秘書案件に求められる適正や資格とは!?

秘書求人募集の秘書求人案件情報を見ると、臨機応変に対応できること、コミュニケーション能力があることと記載されている場合が多くあります。秘書は機転が利くことが非常に大切です。また、秘書求人募集の応募資格を見ると、秘書技能検定1級以上というのを見かけます。

秘書技能検定は秘書になるため必要な謙譲語の使い方や、ケースに合わせた対応の仕方などを出題した試験です。準1級から難易度が上がり、一次の筆記試験に合格すると二次では面接試験があります。面接試験は、実際に社長役の人や来客役の人を据えての来客への対応の仕方、立ち居振る舞いなどをテストするものです。

秘書検定の資格は、接遇の勉強にもなるので、秘書を希望する人以外でも人と接する仕事をする人にとっては有意義な資格と言えます。

さらに具体的な秘書案件の仕事内容とは!?

秘書仕事内容は、雑務的な物も多くあります。たまった名刺の保管や管理、重要書類のファイリング、社内文書がある場合はそれらの作成などです。IT社会などの場合はいろいろなデータをパソコンで保管しているケースもありますが、それらの管理も秘書の役割としている会社も多くあります。また、会議がある場合は会議室の手配、準備などもします。

出張の場合は、新幹線や飛行機、出張先のホテルの予約、出張先支店へのあいさつ等も秘書が行います。これらは総務が手配する会社も多いです。その他社長の健康管理も秘書の仕事としている会社もあります。飲んでいる薬などがあったら忘れないように準備をしたり・・・ですね。体調面をそれとなく気遣い、疲れているようなら休ませてあげるのも大切です。

秘書のお仕事の場合、実際に経験することはマニュアル通りにはいかないことが多くあります。ここが「機転が必要」といわれている由縁です。いろいろな案件を迅速、的確に処理し、社長などが仕事をしやすいようにするのが秘書の役割です。

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